無駄な会議は大企業から年1億ドルを奪っている

(ブルームバーグ) -- 新しい調査によると、大企業では不要な会議は1億ドルの損失を意味し、労働者はおそらくほぼ3分の1の会議には参加する必要がなかったことが判明した。

この調査は、ノースカロライナ大学シャーロット校の組織科学、心理学、経営学の教授であるスティーブン・ロゲルバーグが夏に行ったもので、20業種の社員632人に週間カレンダーを調査し、実際にどれくらいの時間を会議に費やしているか、会議から何を得ているか、招待にどう対応しているかを測定してもらったものである。 その結果、社員は平均して週に約18時間を会議に費やし、31％の会議から手を引きたいと考えているにもかかわらず、14％しか招待を断っていないことがわかった。重要でない会議に渋々出席することは、従業員1人当たり年間約2万5,000ドルを浪費しており、従業員5,000人以上の組織では、年間1億100万ドルに上ることが予想される。

20年来、会議の研究をしているロゲルバーグは、「会議は私たちを支配しており、悪い会議には莫大なコストがかかる」と言う。会議の招待状を受け取って、「私はそこにいる必要はない」と言いながら、「はい」と返事をしてしまう。

多くの社員が「はい」と答えるのは、それが職場の常識だからだ。誰も、会議の主催者を怒らせて欠席したり、同僚に仕事に集中していないと思われたりしたくないからだ。また、何が起こったのか、最新情報を追いかけるのが嫌だという人もいる。ほとんどの管理職は、部下に会議の断り方、断り方について話していない。これは、管理職が通常会議をリードし、会議がもたらすコントロールの感覚を気に入っているからだと、ロゲルバーグは言う。この調査では、女性は男性よりも会議を断ることを懸念していることが判明した。それは、後で同僚を困らせることを恐れているからだ。

「個人的には、会議に振り回される日や週がある」と、アルバータ州エドモントンを拠点とする金融サービス業向け収益データソフトのプロバイダー、Rivaのマーケティング・製品戦略担当バイスプレジデント、ベッツィ・ピーターズは言う。ピーターズは、パンデミックが発生し、従業員が遠隔地になったとき、Rivaの会議をもっとうまく処理する必要がありた。そこで彼女はロゲルバーグにRivaの約100人の従業員に話をするように頼みた。それ以来、招待客のリストを減らすことに成功し、また、すべての会議を短縮して、要約したメモを取ったり、次の電話会議の準備をしたりすることができるようになったのだ。

しかし、そのような企業はほとんどない。ロゲルバーグが以前行った調査では、会議の管理が不十分だと従業員のエンゲージメントが低下し、退職の意思まで高まることが分かっている。また、リモートワークやビデオ会議への移行により、会議の泥沼化は大流行している間にさらに悪化した。マイクロソフトが同社のワークプレイスソフトウェアの数千人のユーザーを対象にしたデータによると、2020年2月以降、会議に費やす時間が3倍以上に増え、毎週の会議の回数も2倍以上になっていることが判明した。研究者チームは、2020年にパンデミック・ロックダウンが発生した直後にコミュニケーションパターンがどのように変化したかを調べた最近の研究で、こうしたバーチャルミーティングは「対面でのミーティングよりも認知的に要求が高く、気が散りやすく、多くの点で効果が低い傾向がある」と結論づけている。

平均的な従業員よりも20％以上長い時間を会議に費やす管理職は、会議の招集をより慎重に行い、会議の辞退をより率直に伝える必要があるとロゲルバーグは述べている。マイクロソフトの最新のデータによると、会議の辞退は過去1年間で84％増加したが、これは同じ期間に重複する会議が46％増加したことが原因だと思われる。

アジェンダは、トピックのセットではなく、答えるべき質問のセットとして組み立てられるべきである。質問が思いつかないのであれば、会議を開くべきでない。また、会議の一部分だけに参加させることも、会議の効果を高めるのに有効であることが、今回の調査で明らかになった。そうでなければ、人々は聞き流してしまう。ロゲルバーグの調査では、不要な会議の70%はマルチタスクで行われると回答している。

不必要な会議のコストを見積もるために、ロゲルバーグは自己申告の給与と週当たりの労働時間から従業員の時間給を計算し、その数字を異なる規模の企業を代表して外挿している。この研究には、会議の記録と文字起こしを支援するソフトウェアを提供するOtter.ai Inc.が資金を提供し、共同研究者として参加している。

Matthew Boyle. Useless Meetings Waste Time and $100 Million a Year for Big Companies.

© 2022 Bloomberg L.P.

翻訳：吉田拓史、株式会社アクシオンテクノロジーズ